Teams und Organisationen skalieren
Strukturieren Sie viele Mitglieder und Teams und steuern Sie, wie die Nutzung finanziert wird.
Wenn Ihre Bereitstellung von einer Handvoll Nutzer auf Dutzende oder Hunderte anwächst, bewirkt ein wenig Struktur Großes. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Mitglieder in Teams organisieren, die passenden Rollen im großen Maßstab vergeben und genau steuern, wie die Aufnahmezeit in Ihrer gesamten Organisation finanziert wird.
Auf dieser Seite geht es um die Verwaltung Ihrer eigenen Organisation. Um eine Organisation zu erstellen, benötigen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, und die platzbasierten Kollaborationsfunktionen sind in den Tarifen Team und Enterprise enthalten. Sehen Sie sich zunächst die Übersicht über Organisationen für die Grundlagen an.
Die Bausteine im großen Maßstab
Kalima bietet Ihnen drei Strukturebenen. Gemeinsam eingesetzt, halten sie auch ein großes Konto organisiert und die Abrechnung berechenbar.
Ein typischer großer Aufbau sieht so aus: eine Organisation für das gesamte Unternehmen, mehrere Teams darin (Vertrieb, Support, Forschung) sowie Projekte innerhalb dieser Teams für wiederkehrende Arbeiten, die dieselben Sprachen, denselben Kontext und dieselben Audioeinstellungen verwenden sollen.
Teams innerhalb Ihrer Organisation organisieren
Mit Teams können Sie Ihre reale Struktur in Kalima abbilden. Jedes Team hat einen eigenen Namen (innerhalb der Organisation eindeutig), eine optionale Beschreibung und Farbe, eigene Mitglieder und auf Wunsch eigene Abrechnungsregeln.
Teams kennen zwei Mitgliedschaftsrollen: Lead und Mitglied. Nur Organisations-Admins und der Inhaber können Teams erstellen oder verwalten. Das Löschen eines Teams ist eine sanfte Aktion. Es wird als inaktiv markiert statt entfernt, sodass Sie umstrukturieren können, ohne den Verlauf zu verlieren.
Nutzen Sie Teams, um die Freigabe einzugrenzen. Wenn Sie eine Sitzung freigeben, können Sie den Zugriff auf ein ganzes Team auf einmal gewähren, sodass alle in diesem Team sie öffnen können, ohne Personen einzeln einzuladen. Siehe Eine Sitzung freigeben.
Rollen im großen Maßstab
Klare Rollen halten eine wachsende Organisation handhabbar. Kalima verwendet auf jeder Ebene eigene Rollensätze, sodass Sie die Verwaltung delegieren können, ohne alles aus der Hand zu geben.
Organisationsrollen
| Rolle | Was sie tun können | Belegt einen Platz |
|---|---|---|
| Inhaber | Alles, plus die Organisation löschen und die Inhaberschaft übertragen. Kann nicht entfernt werden. | Ja |
| Admin | Mitglieder einladen und verwalten, Teams erstellen und verwalten, Abrechnungsrichtlinie konfigurieren. | Ja |
| Mitglied | Grundlegender Zugriff auf die Organisation. | Ja |
| Betrachter | Schreibgeschützter Zugriff auf die Mitgliederliste. | Nein |
Teamrollen
| Rolle | Was sie tun |
|---|---|
| Lead | Leitet ein Team innerhalb der Organisation. |
| Mitglied | Gehört einem Team an. |
Eine vollständige Querverweistabelle aller Rollen über Organisationen, Teams, Projekte und freigegebene Sitzungen hinweg finden Sie in der Referenz zu Rollen und Berechtigungen.
Nur der Inhaber kann die Inhaberschaft übertragen oder den Inhaber ändern, und der Inhaber kann niemals entfernt werden. Ernennen Sie einige vertrauenswürdige Admins, damit die alltägliche Verwaltung (Einladungen, Teams, Abrechnung) nicht an einer einzigen Person hängenbleibt.
Bewährte Praktiken für die Delegation
- Belassen Sie die Rolle Inhaber bei der Person, die letztlich für das Konto und die Abrechnung verantwortlich ist.
- Vergeben Sie Admin an Teamleitungen oder Betriebspersonal, das Einladungen und die Teameinrichtung übernimmt.
- Nutzen Sie Mitglied für alle, die aufnehmen und zusammenarbeiten.
- Nutzen Sie Betrachter für Beteiligte, die nur sehen müssen, wer in der Organisation ist. Sie belegen keinen abrechenbaren Platz.
Mitglieder und Plätze verwalten
Sie laden Personen per E-Mail in Ihre Organisation ein und weisen ihnen die Rolle Mitglied oder Admin zu (der Ersteller ist immer der Inhaber). Einladungen werden als E-Mail-Link versendet und laufen nach 7 Tagen ab. Senden Sie also eine neue, falls eine verfällt.
Was als Platz zählt
Bei platzbasierten Tarifen (Team und Enterprise) richtet sich die Abrechnung nach aktiven Plätzen. Aktive Inhaber, Admins und Mitglieder zählen jeweils als ein Platz. Betrachter belegen keinen Platz, und Personen, die über einen Freigabelink an einer Sitzung teilnehmen, sind ebenfalls niemals Plätze.
Das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern passt Ihre Abrechnung automatisch an, sodass Sie nur für den tatsächlich genutzten Zugang bezahlen.
Der Tarif Team unterstützt bis zu 50 Mitglieder. Wenn Sie planen, darüber hinauszuwachsen, oder unbegrenzte Mitglieder, SSO und priorisierten Support benötigen, wechseln Sie zu Enterprise, wo Mitglieder- und Nutzungsgrenzen individuell sind. Siehe Kalima für Enterprise.
Mitgliedschaften übersichtlich halten
- Sperren oder entfernen Sie Mitglieder, die das Unternehmen verlassen, damit sie keine Plätze mehr belegen.
- Ernennen Sie einen Ersatz-Admin, bevor jemand mit Admin-Aufgaben in den Urlaub geht.
- Übertragen Sie die Inhaberschaft (nur durch den Inhaber möglich), bevor der aktuelle Inhaber ausscheidet, denn der Inhaber kann nicht einfach entfernt werden.
Steuern, wie die Nutzung finanziert wird
Die wichtigste Entscheidung für eine große Bereitstellung ist, woher die Aufnahmezeit bezogen wird. Kalima lässt Sie eine geordnete Liste von Finanzierungsquellen festlegen, die Finanzierungsreihenfolge, sowohl auf Organisations- als auch auf Teamebene.
Die vier Finanzierungsquellen lauten in ihrer Standardreihenfolge:
- Persönlich enthalten: das wöchentliche Tarifkontingent des Mitglieds.
- Team gemeinsam: ein Guthaben, das vom Team des Mitglieds gehalten wird.
- Organisation gemeinsam: ein Guthaben, das von der gesamten Organisation gehalten wird.
- Persönlich gekauft: die selbst erworbenen Credits des Mitglieds.
Wenn jemand aufnimmt, bezieht Kalima die Zeit aus diesen Quellen in der von Ihnen gewählten Reihenfolge und wechselt zur nächsten Quelle, sobald eine erschöpft ist.
Vererbung hält es einfach
Sie müssen nicht jedes Team von Hand konfigurieren. Ein Team kann die Richtlinie der Organisation erben, und die Organisation kann den globalen Standard von Kalima erben. Überschreiben Sie die Richtlinie nur dort, wo eine Gruppe wirklich andere Regeln benötigt.
Häufige Finanzierungsmuster
| Ziel | Wie Sie es einrichten |
|---|---|
| Mitglieder geben für Arbeitsaufnahmen nie persönliches Guthaben aus | Stellen Sie Organisation gemeinsam (oder Team gemeinsam) in der Reihenfolge an die erste Stelle und finanzieren Sie dieses Guthaben. |
| Jedes Team verwaltet sein eigenes Budget | Geben Sie jedem Team eine eigene Richtlinie mit Team gemeinsam an erster Stelle und laden Sie jedes Team auf. |
| Teams greifen auf einen Unternehmenspool zurück | Ordnen Sie Team gemeinsam, dann Organisation gemeinsam an, sodass ein Team zuerst sein eigenes Guthaben und den Unternehmenspool als Reserve nutzt. |
Finanzieren Sie das gemeinsame Guthaben über den Tab Einstellungen der Organisation. Dort gibt es eine Schnellaktion, um das Guthaben der Organisation oder eines bestimmten Teams direkt aus dem Bereich der Abrechnungsrichtlinie aufzuladen. Die Verwaltung der Abrechnungsrichtlinie erfordert Organisations-Admin- oder Inhaberzugriff. Eine vollständige Aufschlüsselung, wer zahlt, finden Sie unter Abrechnung und Plätze.
Transkription mit Projekten vereinheitlichen
Über Personen und Geld hinaus bedeutet Skalierung auch Konsistenz. Mit Projekten kann ein Team dieselben Transkriptionseinstellungen auf jede Sitzung anwenden, sodass die Ergebnisse einheitlich bleiben, egal wer auf Aufnahme drückt.
Ein Projekt speichert Standardwerte, die seine Sitzungen erben: Sprachhinweise, eine Zielsprache oder ein zweiseitiges Sprachpaar, einen Audioqualitätsmodus, ein Sitzungs-Timeout und Kontext (Freitext bis zu 2.000 Zeichen oder eine gespeicherte Kontextvorlage). Wenn eine Sitzung von diesen Standardwerten abweicht, wird sie als abgewichen gekennzeichnet, und Sie können abgewichene Sitzungen in einer Aktion massenweise auf die Projektstandards zurücksetzen.
Die Projektzusammenarbeit ist von der Organisationsmitgliedschaft getrennt. Sie laden Mitwirkende per E-Mail ein und geben ihnen eine Projektrolle (Betrachter, Bearbeiter oder Admin), und auch diese Einladungen laufen nach 7 Tagen ab. Das ist praktisch, wenn Sie einen externen Transkriptionisten oder einen Kunden hinzuziehen müssen, ohne ihn Ihrer gesamten Organisation hinzuzufügen.
Grenzen, die Sie einplanen sollten
Ein paar Fakten, die es beim Skalieren zu kennen lohnt:
- Der Tarif Team begrenzt die Gesamtzahl der Mitglieder auf 50; Enterprise ist unbegrenzt.
- Nur aktive Inhaber-, Admin- und Mitglied-Rollen belegen Plätze. Betrachter und linkbasierte Betrachter sind kostenlos.
- Organisations- und Projekt-Einladungen laufen nach 7 Tagen ab.
- Alle Tarife erlauben eine Aufnahme gleichzeitig pro Person.
- Ein Nutzer, der bereits durch ein Organisations- oder Team-Abonnement abgedeckt ist, kann nicht zusätzlich einen persönlichen Tarif besitzen. Verwalten Sie seinen Zugang stattdessen über die Organisation bzw. das Team.
Häufig gestellte Fragen
Der Tarif Team unterstützt bis zu 50 Mitglieder. Enterprise hebt diese Grenze auf und bietet unbegrenzte Mitglieder samt individuellen Limits, SSO und priorisiertem Support. Siehe Kalima für Enterprise.
Aktive Inhaber, Admins und Mitglieder zählen jeweils als ein abrechenbarer Platz. Betrachter belegen keinen Platz, und Personen, die eine Sitzung über einen Freigabelink öffnen, werden niemals als Plätze gezählt.
Ja. Jedes Team kann entweder die Abrechnungsrichtlinie der Organisation erben oder eine eigene Finanzierungsreihenfolge festlegen. Sie können beispielsweise einem Team ein eigenes gemeinsames Guthaben geben, das zuerst herangezogen wird, während andere Teams auf den Organisationspool zurückgreifen.
Legen Sie die Finanzierungsreihenfolge so fest, dass Team gemeinsam oder Organisation gemeinsam vor den persönlichen Quellen kommt, und halten Sie dieses gemeinsame Guthaben aufgeladen. Die Aufnahmezeit wird dann zuerst aus dem gemeinsamen Pool bezogen.
Nur Organisations-Admins und der Inhaber können Teams erstellen oder verwalten und die Abrechnungsrichtlinie konfigurieren. Ernennen Sie einige vertrauenswürdige Admins, damit die Verwaltung nicht von einer einzigen Person abhängt.
Das Löschen eines Teams ist eine sanfte Aktion. Es wird als inaktiv markiert statt dauerhaft entfernt, sodass Sie Ihre Struktur umorganisieren können, ohne den Verlauf zu verlieren.