Eine Sitzung teilen
Teilen Sie eine einzelne Sitzung über einen Link und steuern Sie genau, wer sie öffnen darf.
Jede Sitzung, die Ihnen gehört, lässt sich über einen einzigen Link teilen, Sie müssen niemanden zu einem Projekt oder einer Organisation hinzufügen. Sie entscheiden, wer den Link öffnen darf, ob ein Passwort erforderlich ist und wann der Zugriff ablaufen soll, alles über einen einzigen Freigabedialog im Studio.
So funktioniert das Teilen von Sitzungen
Wenn Sie die Freigabe für eine Sitzung aktivieren, erstellt Kalima einen eindeutigen Freigabelink zu genau dieser einen Sitzung. Jeder, dem Sie es erlauben, kann den Link in einem Browser öffnen und das Transkript lesen, auch Personen ohne Kalima-Konto, sofern Sie ihnen den Zugang gestatten.
Zwei Dinge entscheiden darüber, wer tatsächlich Zugang erhält:
- Berechtigungen, Zugriffsregeln, die dem Link zugeordnet sind und festlegen, wer zugelassen ist (jeder mit dem Link, jeder angemeldete Nutzer, bestimmte Personen oder eine ganze Organisation bzw. ein ganzes Team).
- Link-Schutzmechanismen, ein optionales Passwort, das Zuschauer eingeben müssen, sowie ein optionales Ablaufdatum mit Uhrzeit, nach dem der Link nicht mehr funktioniert.
Die Freigabe gilt jeweils für eine einzelne Sitzung. Um mehrere Sitzungen zu teilen und an Einstellungen zusammenzuarbeiten, verwenden Sie stattdessen ein Projekt. Um Personen ein Transkript live mitlesen zu lassen, während Sie sprechen, lesen Sie Live-Zuschauermodus.
Die Freigabe aktivieren
Wenn Sie die Freigabe zum ersten Mal aktivieren, ist der Link standardmäßig auf angemeldete Nutzer beschränkt, jeder mit einem Kalima-Konto, der den Link hat, kann ihn öffnen, ein abgemeldeter Besucher hingegen nicht. Das ist ein sicherer Ausgangspunkt: Nichts ist öffentlich, bis Sie eine öffentliche Berechtigung hinzufügen. Von dort aus passen Sie die Berechtigungen an, um den Link weiter zu öffnen (öffentlich) oder enger zu fassen (bestimmte Personen, eine Organisation oder ein Team).
Nur der Sitzungseigentümer kann die Freigabe aktivieren oder deaktivieren, ein Passwort oder Ablaufdatum festlegen, Berechtigungen verwalten oder Zuschauer per E-Mail einladen. Personen, mit denen Sie teilen, haben stets nur Lesezugriff.
Festlegen, wer den Link öffnen darf
Sie steuern den Zugriff, indem Sie dem Link Berechtigungen hinzufügen. Sie können diese kombinieren, und jede Berechtigung kann ihr eigenes optionales Ablaufdatum haben. Es gibt fünf Berechtigungstypen.
| Berechtigungstyp | Wer Zugang erhält | Anmeldung erforderlich? |
|---|---|---|
| Öffentlich | Jeder, der den Link hat | Nein |
| Angemeldete Nutzer | Jeder angemeldete Kalima-Nutzer mit dem Link | Ja |
| Bestimmte Person | Eine Person, die Sie per E-Mail benennen | Ja |
| Organisation | Alle aktiven Mitglieder einer Organisation | Ja |
| Team | Alle Mitglieder eines Teams | Ja |
Um eine Berechtigung hinzuzufügen, aktivieren Sie die Freigabe und wählen den Typ in der Zugriffsliste des Freigabedialogs aus. Entfernen Sie eine Berechtigung, um diesen Zugriffsbereich auf einen Schlag zu widerrufen.
Fügen Sie eine öffentliche Berechtigung hinzu. Nun kann jeder, der die URL hat, die Sitzung ohne Kalima-Konto öffnen. Ideal für Webinar-Zusammenfassungen, öffentliche Vorträge oder alles, was Sie offen lesbar machen möchten. Kombinieren Sie sie mit einem Passwort oder Ablaufdatum, wenn der Link zwar offen, aber dennoch kontrolliert sein soll.
Berechtigungen kombinieren
Sie können verschiedene Berechtigungstypen für denselben Link mischen. Ein nützliches Muster: Wenn Sie eine Berechtigung für angemeldete Nutzer neben Berechtigungen für bestimmte Personen, Organisationen oder Teams hinzufügen, wird die Anmeldung für alle zur Voraussetzung, und nur Ihre Berechtigungen für bestimmte Personen, Organisationen oder Teams entscheiden tatsächlich darüber, wer Zugang erhält. Mit anderen Worten: Die Berechtigung für angemeldete Nutzer setzt die Messlatte höher, und die gezielten Berechtigungen übernehmen die Zugangskontrolle.
Personen per E-Mail einladen
Statt den Link selbst zu kopieren und einzufügen, können Sie jemanden direkt aus dem Freigabedialog heraus einladen. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, und Kalima sendet der Person eine Nachricht mit Ihrem Namen, dem Sitzungsnamen und einem direkten Link zum Öffnen.
- Hat die Person bereits ein Kalima-Konto, erhält sie sofort Zugriff.
- Andernfalls wartet die Einladung und wird in dem Moment aktiv, in dem sich die Person mit dieser E-Mail-Adresse registriert oder anmeldet.
- E-Mails werden in der Sprache des Empfängers versendet, sofern Kalima diese kennt.
Eingeladene Personen müssen die Passwort- und Ablaufeinstellungen des Links trotzdem erfüllen, genau wie alle anderen auch.
Eine vertrauliche Sitzung schützen
Fügen Sie bei vertraulichen Aufnahmen ein Passwort, ein Ablaufdatum oder beides hinzu, bevor Sie den Link versenden.
Sie können das Passwort und das Ablaufdatum jederzeit ändern oder entfernen. Da Sie der Eigentümer sind, zeigt Kalima Ihnen das aktuelle Passwort im Dialog erneut an, sodass Sie es weitergeben können, ohne es zurücksetzen zu müssen.
Bevorzugen Sie bei vertraulichen Inhalten eine Berechtigung für eine bestimmte Person oder für eine Organisation bzw. ein Team gegenüber einem vollständig öffentlichen Link, und fügen Sie ein Passwort sowie ein Ablaufdatum hinzu. So ist der Zugriff auf die richtigen Personen beschränkt, durch ein Geheimnis geschützt und läuft automatisch ab, ganz ohne nachträgliches Aufräumen.
Die Freigabe deaktivieren
Das Deaktivieren eines Freigabelinks wirkt sofort. Wer gerade zusieht, wird umgehend getrennt und sieht einen klaren Bildschirm mit dem Hinweis „Link deaktiviert", es gibt keine Verzögerung, während der weitergelesen werden könnte.
Die Adresse des Links bleibt erhalten. Wenn Sie die Freigabe also später wieder aktivieren, funktioniert dieselbe URL erneut, und Sie müssen keinen neuen Link verteilen. Um einen bestimmten Zugriffsbereich dauerhaft zu widerrufen und den Link dennoch aktiv zu lassen, entfernen Sie einfach die betreffende Berechtigung.
Was Zuschauer erleben
Personen, die einen Freigabelink öffnen, erhalten stets ein klares, automatisches Erlebnis statt einer verwirrenden Fehlermeldung:
- Abgemeldete Besucher sehen die geteilte Sitzung direkt (sofern eine öffentliche Berechtigung dies erlaubt).
- Angemeldete Nutzer gelangen in eine umfassendere Studio-Ansicht der geteilten Sitzung.
- Ist ein Passwort erforderlich, werden sie dazu aufgefordert.
- Müssen sie sich zuerst anmelden, wird ihnen das mitgeteilt.
- Hat sich etwas geändert, erklärt ein freundlicher Zugriffsbildschirm genau, warum, mit Optionen zum erneuten Versuch und zur Rückkehr zur Startseite.
Zugriffsbildschirme, die ein Zuschauer sehen kann
| Meldung | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Anmeldung erforderlich | Der Link ist auf angemeldete Nutzer beschränkt; der Zuschauer muss sich anmelden. |
| Passwort erforderlich | Der Link ist passwortgeschützt; der Zuschauer muss das Passwort eingeben. |
| Link deaktiviert | Der Eigentümer hat die Freigabe deaktiviert. |
| Link abgelaufen | Das Ablaufdatum des Links (oder dieser Berechtigung) ist verstrichen. |
| Sitzung beendet | Die Sitzung steht nicht mehr zur Ansicht zur Verfügung. |
| Zugriff entfernt | Die Berechtigung, die diesem Zuschauer Zugang gewährt hat, wurde entfernt. |
Zum Schutz Ihrer Links werden wiederholte Zugriffs- und Passwortversuche behutsam mit einer kurzen Abklingzeit von wenigen Sekunden zwischen den Versuchen gedrosselt. Erhält ein Zuschauer wiederholt den Hinweis „Zu viele Anfragen", sollte er einen Moment warten und das Passwort prüfen, bevor er es erneut versucht. Außenstehenden ohne Zugriff wird ein deaktivierter oder abgelaufener Link schlicht als nicht gefunden gemeldet, sodass seine Existenz niemals preisgegeben wird.
Einschränkungen, die Sie beachten sollten
- Nur der Sitzungseigentümer kann die Freigabe verwalten, aktivieren oder deaktivieren, Passwort, Ablaufdatum, Berechtigungen und E-Mail-Einladungen.
- Personen, mit denen Sie teilen, haben nur Lesezugriff: Sie können nicht aufnehmen, bearbeiten oder Einstellungen ändern, und sie sehen nur die geteilte Sitzung, nicht Ihre übrigen Projekte oder Arbeitsbereiche.
- Berechtigungen für Organisationen und Teams lassen nur aktive Mitglieder der jeweiligen Gruppe zu.
- Eine Berechtigung für eine bestimmte Person per E-Mail wird nur für die passende angemeldete E-Mail-Adresse wirksam; eine ausstehende E-Mail-Berechtigung wird automatisch aufgelöst, sobald sich diese Person registriert.
- Die Anzahl der gleichzeitigen Zuschauer pro Sitzung ist unbegrenzt.
Häufig gestellte Fragen
Nicht zwingend. Wenn Ihr Link eine öffentliche Berechtigung hat, kann ihn jeder mit dem Link ohne Konto ansehen. Erfordert der Link eine Anmeldung oder ist er auf bestimmte Personen, eine Organisation oder ein Team beschränkt, müssen Zuschauer angemeldet (und zugeordnet) sein, um Zugriff zu erhalten.
Aktivieren Sie die Freigabe und fügen Sie dann eine Berechtigung hinzu: Wählen Sie für eine einzelne Person eine bestimmte Person und geben Sie deren E-Mail-Adresse ein, oder eine Berechtigung für eine Organisation bzw. ein Team, um alle aktiven Mitglieder dieser Gruppe zuzulassen. Entfernen Sie die weit gefassten Berechtigungen (etwa die öffentliche), sodass nur Ihre gewählten Berechtigungen gelten.
Ja. Im Freigabedialog können Sie ein Passwort festlegen, das Zuschauer eingeben müssen, sowie ein Ablaufdatum mit Uhrzeit, nach dem der Link nicht mehr funktioniert. Sie können das Passwort und das Ablaufdatum jederzeit ändern oder entfernen.
Alle, die gerade zusehen, werden sofort getrennt und sehen einen Bildschirm mit dem Hinweis „Link deaktiviert". Die Adresse des Links bleibt erhalten. Wenn Sie die Freigabe also später wieder aktivieren, funktioniert dieselbe URL erneut.
Nein. Der geteilte Zugriff ist strikt auf Lesezugriff beschränkt. Zuschauer können das Transkript lesen und verfügbares Audio abspielen, aber nicht aufnehmen, Sitzungen erstellen oder Einstellungen ändern, und sie können Ihre übrigen Projekte oder Arbeitsbereiche nicht sehen.
Entweder ist die Person kein aktives Mitglied der berechtigten Organisation bzw. des berechtigten Teams, oder ihre Konto-E-Mail-Adresse stimmt nicht mit einer Berechtigung für eine bestimmte Person überein. Vergewissern Sie sich, dass die Person aktives Mitglied der berechtigten Organisation bzw. des berechtigten Teams ist, oder fügen Sie eine Berechtigung für eine bestimmte Person mit ihrer genauen Konto-E-Mail-Adresse hinzu.
Höchstwahrscheinlich ist der Link deaktiviert oder sein Ablaufdatum ist verstrichen. Zum Schutz Ihrer Links wird ein deaktivierter oder abgelaufener Link Außenstehenden als nicht gefunden gemeldet. Aktivieren Sie die Freigabe erneut und verlängern oder löschen Sie das Ablaufdatum, und teilen Sie den Link dann wieder.